Chưa cập nhật
Chưa cập nhật
Chưa cập nhật
Lễ tân là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ mô hình tòa nhà, văn phòng nào. Tiêu chuẩn đặt ra đối với nhân viên: Trang phục phải ngay ngắn, vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng theo đúng quy định của Công ty. Dáng đứng, ngồi ngay ngắn, nghiêm túc, ánh mắt thân thiện, chủ động nhìn và chào đón khách. Mỉm cười nhẹ nhàng, tạo bầu không khí thân thiện với Khách hàng, nếu gặp khách quen hãy chào khách bằng tên riêng của khách, tuyệt đối không gọi nhầm tên, nếu không nhớ thì không gọi tên khách. Hãy thể hiện sự thân thiện, nhiệt tình, sẵn sàng giúp đỡ khách.
Nhân viên lễ tân cần trang điểm nhẹ nhàng, tạo sự vui vẻ, tươi tắn.
Luôn chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin quan trọng!
I/Đối với Khách gọi điện đến:
1/ Khi có điện thoại đến không quá 2 hồi chuông lễ tân phải nhấc máy. Như vậy chúng ta có đủ thời gian để chỉnh trang lại tư thế, tinh thần để sẵn sàng nói chuyện điện thoại
-Trong khi nói chuyện điện thoại không nhai kẹo uống nước, không nói chuyện với người bên cạnh. Nên dùng những từ ngữ thể hiện mình đang lắng nghe họ nói. Không nên im lặng hoàn toàn. Ví dụ: Dạ! Em hiểu ạ!
-Xưng danh công ty để tránh mất thời gian của người gọi.
-Lời chào chuẩn: Dạ! Văn phòng Công ty…………. xin nghe!
Nói ngắn gọn, nhẹ nhàng thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ.
2/ Nối máy cho khách gặp các phòng ban chuyên môn nếu cần
3/ Trường hợp không thể giúp đỡ khách qua điện thoại, có thể hướng dẫn khách đến địa chỉ văn phòng công ty để liên hệ trực tiếp. Lưu ý đọc rõ địa chỉ và tên công ty đầy đủ:
*Kỹ năng nhận điện thoại đến: Noí ngắn gọn, rõ ràng, âm lượng không quá to, không quá nhỏ. Khi kết thúc câu chuyện nên để khách gác máy trước.
*Kỹ năng gọi điện thoại đi:
1/ Chọn thời điểm phù hợp.
2/ Cần chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi: Chuẩn bị câu hỏi về vấn đề cần trao đổi, cần nói những gì. Xác định đối tượng đang nói chuyện với mình, già, trẻ, trai, gái….
Câu đầu tiên là chào hỏi, tự xưng danh và xin lỗi nếu không hẹn trước, sau đó đi ngay vào vấn đề cần nói.
3/ Trình bày vấn đề đầy đủ, chính xác, giọng nói nhẹ nhàng, dễ nghe dễ hiểu. Kết thúc phải nói được câu cảm ơn và chào.
*Một số lưu ý khi nghe điện thoại:
-Không: Hứa gọi điện cho khách nhưng không thực hiện
-Không để khách chờ lâu
-Không làm việc riêng như ăn kẹo, nói chuyện với người bên cạnh
-Không nói quá to hoặc quá nhỏ, thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện
-Không kéo dài cuộc gọi 1 cách không cần thiết và không nói những lời mình không chắc chắn
-Không bất ngờ gác máy mà không chào cảm ơn khách
II/Đối với Khách đến giao dịch:
1/ Khi khách đến giao dịch, phải đứng dậy mỉm cười chào khách. Đầu hơi cúi xuống và mỉm cười với Khách. Câu chuẩn: “Em/cháu…có thể giúp gì cho anh chị/cô/chú/bác…ạ?”
Trường hợp khách đến gặp BGĐ hoặc các TBP: “anh chị cho em hỏi anh chị đã hẹn trước chưa ạ?
Nếu khách đã hẹn cần xin tên của khách? địa chỉ để biết thông tin báo cáo với BGĐ.
Sau khi xin tên cần trả lời khách: “Anh chị vui lòng ngồi đợi một chút để em báo cáo với BGĐ ạ”. Hơi chụm bàn tay, check 45 độ hơi ngửa bàn tay chỉ vào ghế chờ tại sảnh.
2/ Lễ tân liên hệ với Người đón khách dẫn khách vào làm việc hoặc có thể gặp khách tại bàn tiếp khách phía trong sảnh.
3/ Nhân viên lễ tân ghi sổ các trường hợp khách đến liên hệ công tác
Đối với các anh chị là Cán bộ Công ty, nhân viên lễ tân cần ghi nhớ để không phải hỏi lại khi gặp.
III/Trường hợp khách về:
Lễ tân đứng dậy, mỉm cười và hơi cúi đầu chào khách: Dạ, em chào anh chị ạ!
Các vấn đề lưu ý:
Lễ tân phải kiểm soát tốt lượng khách ra vào công ty và đảm bảo khách gặp đúng người và giải quyết đúng việc.
Kết nối tốt thông tin với bảo vệ tòa nhà để đón tiếp khách chu đáo, đảm bảo an toàn, an ninh khu vực làm việc.
*Các trường hợp không thể xử lý cần báo cáo tới Quản lý văn phòng để được hỗ trợ giải quyết.
Chưa cập nhật
0969 79 89 44
Khu Vinhomes Garden - Q. Nam Từ Liêm - TP Hà Nội
hrspring.vn@gmail.com