NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT EMAIL GIAO DỊCH BẰNG TIẾNG ANH

Những lưu ý khi viết email giao dịch bằng tiếng anh: Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên)...

1. Lưu ý khi viết văn thư giao dịch (formal type) bằng tiếng Anh:

Khi viết văn thư giao dịch bằng tiếng Anh: thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer) …. ta cần chú ý và tuân thủ một số quy tắc sau:

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen
2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu

Những lưu ý khi viết email giao dịch bằng tiếng anh | 

5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.
6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
7. Tránh lỗi đặt câu rườm rà: Xảy ra tình trạng trong 1 câu không biết danh từ nào làm chủ cho động từ nào, hoặc không biết động từ nào thể hiện hành động của chủ từ nào, và không biết hành động đó tác động đến đối tượng nào.
8. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả
9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
10. Cuối thư:

• Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
• Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”– Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”. 

2. Làm sao để gây ấn tượng tốt khi viết email bằng tiếng anh

Nhiều người thường lo ngại rằng trình độ ngoại ngữ của mình chưa đủ để viết những bức thư tiếng anh giao dịch hiệu quả, đặc biệt là các bạn tốt nghiệp những chuyên ngành như Kế toán, Tài chính, Quản trị… vì vậy hy vọng nội dung sau đây hữu ích với nhiều bạn đang gặp phải vấn đề trên.

2.1 Cách xưng hô khi viết email bằng tiếng anh

Trước hết, đảm bảo rằng bạn viết chính xác tên của người nhận. Bạn cũng nên xác nhận giới tính và chức danh chính xác của người đó. Người Anh thường dùng Ms. cho nữ giới và Mr. cho nam giới. Chỉ sử dụng Mrs. khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng người phụ nữ ấy đã kết hôn. Khi không biết tên của người nhận và không thể tìm được thông tin này bạn có thể viết “To Whom It May Concern” (tới những ai có liên quan). Trong văn viết của người Mỹ, sau lời đầu thư bạn sẽ cần thêm dấu phẩy. Ví dụ: Dear Ms Mackenzie, …

2.2 Hỏi thăm ngắn gọn đầu thư

Đối với hầu hết các loại thư tín thương mại, câu đầu tiên thường là lời hỏi thăm thể hiện sự quan tâm của bạn đối với người đọc.

• I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị).
• Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1).
• I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).
• It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua).
• I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).

Sau lời hỏi thăm đầu thư ngắn gọn, hãy nêu những điểm chính của bức thư trong một hoặc hai câu. Sử dụng vài đoạn văn ngắn gọn để nêu chi tiết cụ thể hơn của vấn đề bạn đang muốn đề cập. Nếu một đoạn văn đã diễn đạt đủ ý của bạn, đừng cố viết thêm để làm bức thư trông dài hơn.

• I’m writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu….)
• I’m interested in the job opening posted on your company website. (Tôi rất quan tâm đến vị trí tuyển dụng mà công ty ngài đã đăng trên trang web của công ty).
• We’d like to invite you to a members only luncheon on April 5th. (Chúng tôi rất mong ngài có mặt trong bữa ăn trưa với các thành viên khác vào ngày 5/4).

2.3. Phần nội dung chính trong 1 bức thư được viết bằng tiếng anh thường bao gồm:

2.3.1 Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
• After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
• I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

2.3.2 Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

• Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,... (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

2.3.3 Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)
• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

2.4 Cách kết thúc ấn tượng khi viết email bằng tiếng anh

Đoạn kết trong bức thư của bạn cần có những yêu cầu, ghi chú về những tài liệu gửi kèm theo (nếu có). Nếu cần thiết, hãy thêm cả địa chỉ liên lạc của bạn trong đoạn văn cuối thư. Dưới đây là một số cách diễn đạt thông dụng để viết đoạn kết một bức thư thương mại:

• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to... (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
• Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely,  (kính thư)
• Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)

Có nhiều cách để kết thúc thư điện tử trong công việc, nhưng thường dùng các cách sau: Regards, / Kind regards, / Best regards, / With kind regards, / Continues success, / Sincerely yours, / Sincerely / Best Wishes, / All the best! (kính thư). Cuối thư điện tử trong công việc, bạn nên viết họ tên đầy đủ, tổ chức, và địa chỉ liên hệ của mình.

3. Một số từ viết tắt thường được sử dụng trong email

• ASAP = as soon as possible
• CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
• ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
• PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
• PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

TRUNG TÂM KIẾN THỨC NHÂN SỰ HT PHAN