I. KPI là gì? Các kiến thức về KPI

1. KPIs là gì?

Một thước đo có thể định lượng được sử dụng để đánh giá sự thành công của một tổ chức, nhân viên, v.v. trong việc đáp ứng các mục tiêu về hiệu suất.

- Từ điển của Oxford

Một tập hợp các phép đo có thể định lượng được dùng để đánh giá hiệu suất dài hạn tổng thể của một công ty.

- Investopedia

Một cách đo lường hiệu quả của một tổ chức và tiến trình đạt được các mục tiêu của tổ chức.

- Từ điển macmilan

KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

2. Vai trò của KPIs (Key Performance Indicators)

Với doanh nghiệp:

Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp

Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng

Với nhân viên:

Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra

Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu

Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời

3. Để đạt được mục tiêu cần thực hiện theo nguyên lý SMART

(Specific - cụ thể; Measurable - đo lường được; Achievable - có khả năng đạt được; Realistics - thực tế; Timebound - có thời hạn).

4. Mục đích của KPI:

Thực hiện bài toán tăng thu nhập và có sự ràng buộc, có mức độ đánh giá qua các tiêu chí, tạo tinh thần làm việc và trách nhiệm trong công việc.

Xây dựng cơ chế lương công bằng, đánh giá đúng giá trị công việc, khung năng lực và hiệu quả công việc cho từng cá nhân.

5. Các chỉ số KPI

Chỉ số KPI thường được xem xét ở cấp độ điều hành. Do đó, không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn 1 nơi. Ví dụ, ở cấp độ chiến lược, doanh nghiệp chỉ nên theo dõi và đo lường các chỉ số có tác động lớn nhất đến công ty.

Những điều phổ biến mà Chỉ báo có thể theo dõi là:

Doanh thu (bao gồm lợi nhuận trung bình, tổng doanh thu và khách hàng mới)

Thống kê việc làm (Bao gồm sự thay đổi của nhân viên, hiệu suất của nhân viên và vị trí tuyển dụng)

Dịch vụ khách hàng (Bao gồm thời gian gọi trung bình, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng)

Tiếp thị (Bao gồm tạo ra doanh số bán hàng và hiệu quả tổng thể)

Hiệu quả (Bao gồm hiệu quả tổng thể, quy trình phòng ban và hiệu quả cá nhân)

Các yêu cầu đối với các KPI:

• Tất cả các chỉ tiêu KPI của cá nhân phải hướng tới mục tiêu của bộ phận; Các chỉ tiêu KPI của bộ phận phải hướng tới mục tiêu của KPI công ty.
• Phải lượng hóa được tất cả các chỉ tiêu KPI đã giao.
• Đối với các chỉ tiêu định tính, cần lượng hóa các chỉ tiêu định tính bằng phương pháp khác nhau và có thể cho điểm từ 0 đến 100.
• Một đối tượng được giao KPI nhiều chỉ tiêu, bởi vậy cần có các tỷ trọng cho tất cả các chỉ tiêu theo mức độ quan trọng của tiêu chí đó đối với công việc.
• Tất cả các chỉ tiêu KPI phải kèm theo thời hạn hoàn thành hoặc mốc đánh giá theo tháng, quý, năm.
• Tất cả các chỉ tiêu KPI phải kèm theo hệ thống đo lường, các ngưỡng tối thiểu (min) mục tiêu và công thức tính mức độ hoàn thành.
• Cần có công thức tính sẵn việc hoàn thành KPI và công khai các công thức này để nhân viên có thể tự xác định được mức độ hoàn thành KPI của mình.

Yêu cầu đối với hệ thống đo lường:

• Tất cả các hệ thống đo lường chỉ tiêu phải đơn giản, dễ hiểu và không mất quá nhiều thời gian để thực hiện tính toán, xác định.
• Các chỉ tiêu cần được đưa vào hệ thống quản lý chung để dễ dàng kết xuất các báo cáo khi cần.
• Hạn chế kiểu đánh giá theo “làm văn” cảm tính, không lượng hóa.
• Các chỉ tiêu định tính cần được lượng hóa thành định lượng.
• Trong điều kiện lý tưởng, nhân viên có thể tự đánh giá được năng suất công việc của mình. Đối với các chỉ tiêu cần đánh giá chéo, khách quan, hệ thống đo cũng cần được thiết kế để nhân viên dễ dàng đồng tình với các đánh giá đó.
• Cần có mẫu bảng biểu sẵn cho hệ thống đo lường này.
• Hệ thống đo lường nằm trong quy chế triển khai KPI của công ty. Tất cả nhân viên phải được hướng dẫn và hiểu rõ hệ thống này.

Yêu cầu đối với hệ thống đánh giá:

• Hệ thống đánh giá phải được thực hiện thường xuyên, ghi nhận được các kết quả phát sinh trong kỳ, làm cơ sở cho việc tổng kết cuối kỳ.
• Đối với một số vị trí quan trọng, cần có hệ thống đánh giá theo tháng, quý để có thể ra quyết định. (Kinh doanh, bán hàng…)

+ Bổ sung nhân lực nhằm hoàn thành những mục tiêu có nguy cơ không thực hiện được.

+ Sa thải, chuyển công việc hay giảm lương những nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc.

+ Công ty có thể mạnh dạn trả lương cao cho nhân viên và đồng thời có những đòi hỏi cao hơn từ nhân viên và sẵn sàng đào thải để xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

II. Phương pháp tính KPI:

KPI =∑ điểm KPI (Tổng điểm từng chỉ tiêu của bộ phận hay cá nhân đó)

Tổng tỷ lệ % trên từng chỉ tiêu công việc.

1. Căn cứ và nguyên tắc giao KPI

a. Căn cứ chính để xác định chỉ số năng suất:

Căn cứ xác định KPI bộ phận:

• Chiến lược và mục tiêu chiến lược của công ty hàng năm.
• Kế hoạch và mục tiêu năm của công ty.
• Năng lực nội bộ.
• Các chỉ tiêu phát triển của công ty nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và giảm chi phí công ty.
• Chức năng nhiệm vụ mà bộ phận đó phải đảm nhiệm và các yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian đối với các nhiệm vụ đó.

Căn cứ xác định KPI cá nhân:

• Mục tiêu được giao của bộ phận
• Sự thuận lợi, khó khăn khách quan của cá nhân đó trong công việc được giao.
• Năng lực/khả năng của cá nhân
• Thu nhập mà cá nhân đó đang được hưởng dựa trên việc đánh giá năng suất (thu nhập cao tương ứng với năng suất cao).
  

SPRINGO ĐÀO TẠO - TƯ VẤN HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC - QUẢN TRỊ - PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI & TỔ CHỨC.

Hotline Tư vấn – Huấn luyện Doanh nghiệp: 0969 798 944 (zalo, call, nhắn tin...)

Hotline các khóa Huấn luyện/Đào tạo: 0984 394 338 (zalo, call, nhắn tin...)

Email: hrspring.vn@gmail.com

Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội