Tiếng Việt và ngữ pháp quan trọng như thế nào trong công tác quản trị nhân sự? Đây chỉ là vài điều cơ bản, tôi không thể phân tích chi tiết được vì đó là nghệ thuật, là kỹ năng cần được hướng dẫn hoặc tôi luyện qua thực tế mà thành bài học kinh nghiệm.

Rất nhiều bạn nghĩ đơn giản, quy trình thì xin, mượn, tải miễn phí về sửa chút rồi áp dụng thế là xong. Hoặc mẫu văn bản thì nhiều, tải về sửa thông tin công ty và nội dung, cũng xong...

------> Hoàn toàn sai lầm.

Không phải tôi xuất thân từ dân chuyên Văn ra mà tôi nói vậy. Nhưng thực sự, ngữ pháp và tiếng Việt vô cùng quan trọng trong mọi công tác quản lý nói chung và ở đây tôi nhấn mạnh tầm quan trọng của nó trong quản trị nhân sự.

Một người lãnh đạo không làm chủ được ngôn ngữ thì không thể lãnh đạo người khác tốt được. Trên thương trường đầy sóng gió, có những người chỉ nhờ cách nói mà trong phút chốc chuyển bại thành thắng, biến mất thành được.

Viêc thứ nhất rất đơn giản:

1/ Soạn thảo văn bản hành chính.

+ Không phải cứ vay mượn, xin cho, copy về là dùng được đâu các bạn. Mỗi công ty văn phong của Lãnh đạo khác nhau, người cầu toàn kỹ tính thì chỉ phát hiện ra thừa 1 dấu cách, hoặc sai lỗi chính tả là Sếp không ký, bởi đây không phải là viêc nhỏ mà là uy tín và đại diện Công ty. Nếu văn bản lỗi, Sếp ký thì khách hàng chế nhạo Sếp chứ không nhạo chúng ta nhưng chúng ta cần cẩn thận chỉn chu từng con chữ và từng viêc nhỏ thì mới thành công ở việc lớn.

Nếu chúng ta không chỉn chu thì khi soát xét văn bản cấp dưới trình ký chúng ta dễ dàng bỏ qua lỗi nhỏ và dần dần thành thói quen thiếu cẩn thận, từ viêc nhỏ tới việc lớn.

Một văn bản ban hành là đại diện của công ty đối với khách hàng, là đại diện của BGĐ với nhân viên, vì vậy khi soạn thảo chúng ta cần lưu ý

2/ Viêc thứ hai: Trao đổi, đàm phán, nói trước đám đông:

Khi có nhiều nội dung phải trình bày, bạn cần sắp xếp rõ vấn đề nào là chính, vấn đề nào là phụ.

Việc nắm vững những nội dung phát biểu rất quan trọng. Chỉ khi nắm được nội dung, bạn mới có thể có được cái nhìn tổng quát về vấn đề, từ đó phân tích và giải quyết vấn đề một cách xác đáng.

Để bài phát biểu đạt hiệu quả tốt nhất, người phát biểu phải có giọng nói, tư thế sao cho có thể rút ngắn khoảng cách giữa người nói và người nghe, tăng thêm hứng thú cho người nghe.

Khi gặp một ý kiến bất đồng, phải lắng nghe lý do, khi không thể đưa ra những lập luận trái chiều hoặc bác bỏ vấn đề đó thì không thể phủ định ngay ý kiến đó, mà cần một thái độ tích cực thương lượng để tìm ra một giải pháp thích hợp nhằm giải quyết vấn đề.

Chúng ta vẫn thường nói việc phát biểu cần chú ý có chừng mực, thời lượng vừa phải.

+ Cả nội bộ và bên ngoài: Ngôn ngữ và cách nói phải chắc chắn, khôn khéo, tế nhị và sắc sảo, thể hiện được bản lĩnh, ý chí và kiến thức, năng lực của mình trong mọi việc.

Với khách hàng luôn mềm mỏng nhưng kiên quyết nếu cần giữ vững lập trường có lợi về phía công ty, và linh hoạt khi cần thương lượng.

Với nội bộ: Khôn khéo, tế nhị, sắc sảo, gần gũi thân tình để đạt được mục đích công việc chung.

Người lãnh đạo mỗi khi phát biểu, cho dù là yêu cầu, phân công công việc, hay phê bình người khác đều phải chú ý ngữ điệu và thái độ của mình để tránh dẫn đến hiểu lầm, phản cảm cho người khác.

Khi phê bình cần phải chỉ ra tính quan trọng của vấn đề, phê bình một cách nghiêm túc, nhưng không nhất thiết phải cao giọng, to tiếng. Từ ngữ chua ngoa, thái độ thô bạo, thậm chí nói lời làm tổn thương người khác, châm biếm, chế giễu người khác chắc chắn sẽ dẫn đến mâu thuẫn với đối phương, không thể giúp giải quyết vấn đề.

Trong cuộc họp, mỗi khi thảo luận vấn đề, có thể nảy sinh những hiện tượng như nói ngoài chủ đề chính, có sự bất đồng về quan điểm hay tranh luận về những điều vô nghĩa. Người chủ trì cần biết đặt câu hỏi, dẫn dắt tích cực, biết cách phát hiện và đặt ra vấn đề từ những góc độ khác nhau.

Việc thật tâm lắng nghe ý kiến của người khác là sự thể hiện của việc phát huy dân chủ, tập trung trí tuệ của quần chúng, tôn trọng người khác.

Nghe nhiều tất sẽ hiểu. Người chủ trì nên tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến, không được tự tiện ngắt lời người khác.

Trong nghiên cứu, thảo luận vấn đề, mỗi khi ý kiến của bạn không được mọi người đồng tình, người chủ trì nên dựa vào lý luận, đưa ra những luận điểm xác đáng để chứng minh cho quan điểm của mình. Cần thuyết phục người khác bằng sự thật, bằng chân lý, vận dụng những sự việc, số liệu có thể tin cậy.

Bạn cần phải học cách tránh được việc xảy ra xung đột với người khác, không ép buộc người khác chấp nhận quan điểm của mình.

3/ Sự hài hước:

Những lời nói dí dỏm, hài hước có thể phát huy được sự thông minh của cả hai bên trong quá trình giao tiếp. Người lãnh đạo khi đàm phán, trao đổi muốn dùng hài hước để tạo không khí thì cần chú ý rằng, chỉ cần sơ suất sẽ khiến cho hài hước trở thành lời châm biếm, đả kích. Nên cần tăng cường kiến thức và cách biểu đạt khác nhau.

Sự hài hước không phải là thứ mà con người từ khi sinh ra đã có. Nó là sự kết tinh của trí thông minh, khả năng sáng tạo và độ nhạy cảm. Không lặp lại nhiều lần một trò hài hước; Kể chuyện cười không nên miễn cưỡng; Tránh nói những câu khẳng định trước khi kể chuyện, ví dụ như “Đây là một câu chuyện vô cùng thú vị, hài hước, chắc chắn mọi người sẽ cảm thấy buồn cười ngay”; Không nên cười trước; Không nên kể những câu chuyện châm biếm.

Để mọi người thực lòng nghe theo

Bất kỳ người nào cũng có giá trị tồn tại của họ. Con người có tâm lý muốn được thừa nhận và tin tưởng. Bởi vậy, khi thuyết phục người khác, cần phải chú ý đến việc thừa nhận giá trị của đối phương.

Thừa nhận giá trị cũng như “khen ngợi” người khác là một việc làm cần thiết, điều đó có sự khác biệt so với việc “nịnh hót”.

Thường ngày, bạn nên chú ý tới những ưu điểm cũng như giá trị của người khác, hơn nữa hãy nhớ kỹ rằng: người giỏi khen ngợi cũng chính là người giỏi thuyết phục.

Trong quá trình thuyết phục, sự xuất hiện “lực cản” là một chuyện rất bình thường.

Mọi người không mua hàng của những nhân viên bán hàng nguyên nhân quan trọng nhất chính là họ không thích những người đó.

Trong tình huống đối phương không thích bạn, bạn vẫn có thể xây dựng tình cảm thân thiết với họ. Bạn có thể thông qua một số phương thức phi ngôn ngữ để biểu đạt.

Ngoài ra, phương pháp tốt nhất để đối phương tín nhiệm bạn chính là bản thân bạn phải có lời nói đi đôi với việc làm. Đối đãi với đối phương bằng lòng chân thành chính là phương pháp tốt để lấy được lòng tin.

Trong quá trình nói chuyện, nhìn từ tâm lý của một người bình thường, những lời nói chướng tai thường khiến người khác cảm thấy phản cảm.

Xuất phát từ hiệu quả, áp dụng cách thuyết phục “thuận tai”, đón ý sở thích của người khác, khiến đối phương chấp nhận lời khuyên mà không phải nghĩ ngợi gì, đó mới chính là thuật thuyết phục cao.

Có một tổng biên tập nổi tiếng vì biệt tài mời những doanh nhân bận rộn viết bài cho tạp chí của mình. Đối với những lời khước từ như “bây giờ tôi rất bận, e rằng không giúp được”, ông có cách ứng phó rất hữu hiệu. “Đương nhiên tôi biết anh bận. Nhưng chính vì anh là một người bận rộn, nên tôi mới mời anh viết bài trên tạp chí của chúng tôi. Đối với những người không có việc gì để làm, tôi lại không dám mong đợi sẽ có những tác phẩm hay”.

Có một số người rất nhanh chóng chiếm được cảm tình của người khác, cho dù chỉ mới lần đầu gặp mặt. Lý do không phải vì họ có tài giao tiếp xuất chúng mà nhiều khi cũng chỉ bởi họ biết cách dùng nụ cười để làm vui lòng người khác.

Để thực sự khiến người khác cảm động, cách thuyết phục tốt nhất là mỉm cười với họ.

Tục ngữ có câu “Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn”, chỉ cần trong khoé mắt lộ ra nụ cười vui vẻ, thì không những có thể loại bỏ những vật cản mà đối phương dựng lên, mà ngay cả trong lòng của đối phương cũng bị cảm hoá, từ đó sẽ xuất hiện tiếng nói chung.

Đặc biệt nụ cười cởi mở sẽ khiến đối phương đồng cảm với bạn, giúp bạn nắm bắt được nội tâm của đối phương, từ đó có thể điều chỉnh quan hệ trước mắt, tạo cơ sở cho việc xây dựng mối quan hệ tin cậy, hữu nghị, nồng hậu sau này.

Có những khi cách nói chuyện của người lãnh đạo làm cho nhân viên cấp dưới cảm thấy không hài lòng. Đây là một trong những nguyên nhân tạo ra sự mâu thuẫn giữa lãnh đạo và nhân viên. Vì vậy, người lãnh đạo cần hết sức chú ý điều này.

Người lãnh đạo không nên chỉ nhìn vào tình hình công việc và thành tích đạt được của nhân viên cấp dưới, mà còn phải thấu hiểu những tâm tư, nguyện vọng của họ.

Người lãnh đạo có thể rút ngắn khoảng cách giữa mình với nhân viên bằng cách thường xuyên khuyến khích, cổ vũ nhân viên tích cực làm việc.

Mục đích thuyết phục nhân viên của người lãnh đạo là muốn làm cho nhân viên đó cùng đi theo con đường của mình. Nếu tự cho rằng chỉ cần có đủ lý lẽ là được thì vẫn chưa ổn, còn cần phải nắm bắt được đặc điểm tâm lý của đối phương, làm cho đối phương can tâm tình nguyện nghe theo bạn.

Việc đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương chính là việc giúp đối phương phân tích tình hình, cân nhắc những điều thiệt hơn, được mất, giảng giải cái lợi và cái hại, làm cho người đó đồng tình với quan điểm, ý kiến của bạn.

Người thuyết phục cần đặt mình vào vị trí của đối phương, suy nghĩ vì lợi ích của người đó, thật tâm thay người ta tính toán, sau đó giải thích rõ ràng, như vậy mới dễ dàng thuyết phục được đối phương.

Trong nhu có cương, nghĩa là bên ngoài mềm mỏng nhưng trong lòng cứng rắn. “Nhu” có nghĩa là khi nói chuyện thì ngữ khí, thái độ đều ôn hoà; “cương” có nghĩa trong lòng phải giữ được sự cứng rắn.

Sử dụng phương pháp “trong nhu có cương” này cần chú ý tránh trạng thái cực đoan của cả hai bên; không được quá mềm dẻo làm đối phương cảm thấy bạn yếu thế, nhu nhược, cũng không được hùng hổ, hăm dọa làm đối phương thấy bạn như được đà lấn tới. Thái độ tốt nhất là không tự ti cũng không kiêu ngạo, không vội vàng, không hấp tấp, chu đáo, lịch sự.

Thuyết phục bằng phép phản chứng là không trực tiếp bác bỏ quan điểm sai lầm của đối phương mà trước tiên hãy giả sử quan điểm đó là đúng, sau đó dùng cách phân tích, lập luận để đưa đến một kết luận mà đối phương không thể không thừa nhận là sai lầm.

Phần tiếp theo tôi sẽ viết sau.