Chưa cập nhật
Chưa cập nhật
Chưa cập nhật
Công việc của Nhân sự làm việc với rất nhiều file tài liệu.
Vậy chúng ta cần lưu trữ tài liệu và cấu trúc folder như thế nào cho dễ tìm kiếm? Đôi khi chỉ những việc nhỏ nhưng sáng tạo trong công việc cũng khiến chúng ta có hứng thú với công việc hơn.
Cấu trúc folder ở đây mình đang nói tới là việc tạo folder con - cha như thế nào cho dễ tìm lại trong tương lai lỡ mà chức năng search không giúp mọi người tìm thấy file mong muốn. Một số quy tắc của mình như sau, áp dụng chung.
1. Sử dụng sẵn các folder đã có của hệ điều hành, ví dụ Documets, Music, Video
2. Thư mục cha phải là một nội dung lớn bao hàm các thư mục con trong đó
3. Việc đặt tên cho folder cũng là một nghệ thuật, hãy làm cho nó gọn và sáng tạo, dễ nhớ, không viết tiếng Việt có dấu, không viết tên file quá dài.
4. Không lưu file quá sâu: Ví dụ: A-B-C-D-E-G-H….Khi lưu file quá sâu dẫn đến tình trạng không mở được file tại thư mục gốc đó mà phải copy ra folder gần folder cha hơn mới có thể mở được. Hoặc xóa bớt các ký tự của các thư mục đường dẫn phía trước. Nếu không kể cả xóa thư mục cũng không thể xóa được.
5. Tạo màu sắc cho thư mục (thư mục nào quan trong cho màu đỏ…)
6. Khóa bảo mật cho folder cần bảo mật
7. Tạo thư mục với hình ảnh ngộ nghĩnh để tạo hứng thú hơn trong việc.
8. Tạo thư mục theo nội dung file hoặc phân loại theo chủ đề có liên quan….
9. Hiểu cách tìm kiếm trên thanh công cụ, các lựa chọn speacial ngoài việc tìm kiếm thông thường là tên file thì còn có thể tìm kiếm bằng từ ngữ trong từng file.
Mình đặt tên folder theo dạng bao hàm rồi từ từ nhỏ dần nhỏ dần. Đặc biệt folder càng thuộc cấp cha thì tên càng đơn giản và bao hàm nhiều ý trong đó, điều này sẽ giúp "mở đường" cho nhiều folder con khác xuất hiện trong tương lai mà không phải đổi lại tên thư mục gốc (có thể làm hỏng đường dẫn hay lệch file download chẳng hạn). Các file liên quan đến công ty và các file cá nhân cũng được chia làm hai bên cho dễ quản lý và biết rõ file đó được lưu ở mục nào, bên trong lại tìm tiếp, tìm tiếp miễn sao ra kết quả mình muốn là được rồi.
Cách bố cục như trên còn giúp các công cụ tìm kiếm dễ search ra file của bạn hơn sau khi chúng đánh chỉ mục các folder vì lúc này hệ điều hành không chỉ tìm tên file mà còn tìm luôn cả tên folder, mà bởi vì bạn đã đặt tên folder hợp lý rồi nên mọi thứ trở nên đơn giản, nhanh chóng.
0969 79 89 44
Khu Vinhomes Garden - Q. Nam Từ Liêm - TP Hà Nội
hrspring.vn@gmail.com